i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Kunder der har indgået aftale med NEM Account
herefter ”den dataansvarlige”
og
NEM Account ApS
CVR-nr.: 46 81 02 79
Høveltsvangsvej 94
3450 Allerød
Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Præambel
- Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
- Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
- I forbindelse med leveringen af regnskabsmæssig assistance behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
- Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
- Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
- Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
- Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
- Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
- Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
- Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
- Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
- Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
- Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
- Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
Databehandleren handler efter instruks
- Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
- Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Fortrolighed
- Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
- Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
Behandlingssikkerhed
- Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
- Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
- evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
- evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
- en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
- Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
- Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
Anvendelse af underdatabehandlere
- Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
- Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
- Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
- Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
- Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
- Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
- Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
- Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
- Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
- overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
- overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
- behandle personoplysningerne i et tredjeland
- Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
- Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Bistand til den dataansvarlige
- Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
- oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
- oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
- indsigtsretten
- retten til berigtigelse
- retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
- retten til begrænsning af behandling
- underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
- retten til dataportabilitet
- retten til indsigelse
- retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
- I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
- den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
- Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
Underretning om brud på persondatasikkerheden
- Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
- Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
- I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at
databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
- karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
- de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
- de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
- Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
Sletning og returnering af oplysninger
- Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Revision, herunder inspektion
- Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
- Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
- Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
Parternes aftale om andre forhold
- Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
Ikrafttræden og ophør
- Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift af aftalebrevet for de aftalte ydelser.
- Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
- Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
- Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
- Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
- Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktoplysninger for den dataansvarlige:
Jf. særskilt aftalebrev
Kontaktoplysninger for databehandleren:
Jannick Chlemdorff Reichhardt
+45 20 43 67 77
jcr@nemaccount.dk
Bilag A – Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Databehandleren leverer regnskabsmæssig assistance iht. det indgåede Aftalebrev. Ydelserne består af varetagelse af bogholderiet, lønadministration, indberetninger til myndigheder og årsafslutningshandlinger samt løbende rådgivning på disse områder til og på vegne af den Dataansvarlige.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Lønadministration for den dataansvarliges medarbejdere, herunder adgang til lønsystem, timeregistreringssystem mv. samt adgang til den dataansvarliges ERP-system, evt. e-boks og andre relevante systemer for udførelse af det aftalte arbejde iht. Aftalebrevet.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Alle oplysninger relevant for bogholderiet og lønadministration, herunder basale ansættelsesoplysninger, CPR-nr., lønoplysninger, oplysninger til ansøgning om refusioner fra offentlige myndigehder, fakturerings- og bogføringsbilag, etc.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Personoplysninger på den dataansvarliges ansatte.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Personoplysningerne behandles indtil ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, hvorefter personoplysningerne slettes eller returneres i overensstemmelse med afsnit 10. Behandlingen foretages således så længe den eller de bagvedliggende kommercielle aftaler består.
Bilag B – Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall And Leopardstown, Dublin, D18 P521, Ireland (Opbevaring af relevante dokumenter m.v. i SharePoint)
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Anvendelse af underdatabehandlere aftales ifm. aftalebrevets indgåelse og vil oftest omfatte lønsystem (oftest Danløn) og bogføringssystem (oftest E-conomic) (inkl. tillægssystemer såsom Pleo og Corpay). Ved indgåelse af aftale med andre underdatabehandlere aftales dette skriftligt og kan herefter træde i kraft øjeblikkeligt.
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren varetager hele eller dele af økonomifunktionen, hvilket omfatter adgang til ERP-system, lønsystem og andre relevante systemer, der måtte indeholde personoplysninger.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandleren skal etablere et passende sikkerhedsniveau under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog - under alle omstændigheder og som minimum gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den Dataansvarlige:
Fysisk sikkerhed
Databehandleren gennemfører følgende fysiske sikkerhedsforanstaltninger:
- Databehandleren anvender nøglestyring, dvs. udlevere nøgler til de relevante og nødvendige medarbejdere mv.
- Databehandleren har alarmsystem til at opdage og forhindre indbrud.
- Databehandleren har brandalarm og røgdetektorer.
- Databehandleren udstyr (herunder PC'er, eventuelle servere mv.) er sikret bag låste døre.
- Databehandlerens kontorlokaler kan aflåses.
Organisatorisk sikkerhed
Databehandleren gennemfører følgende foranstaltninger organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:
- Alle medarbejdere er underlagt fortrolighedsforpligtelse, der gælder for alle behandlede personoplysninger.
- Databehandleren har en dokumenteret procesbeskrivelse for brud på persondatasikkerheden, der minimum tages op til revidering årligt.
- Databehandleren har en fast proces, der sikrer, at der ved reparation, service og kassation af hardware sørges for sletning eller fortsat fortrolighed vedrørende personoplysninger på det berørte hardware.
- Databehandleren har en it-sikkerhedspolitik.
- Databehandleren har mulighed for at reagere ansættelsesretligt på medarbejderes brud på Databehandlerens datasikkerhed eller brud på instruks om behandling af personoplysninger.
- Databehandlerens medarbejdere dokumenterer og rapporterer regelmæssigt brud på persondatasikkerheden eller risici herfor.
- Medarbejderes behandling af personoplysninger logges helt eller delvis og kan kontrolleres efter behov.
Teknisk sikkerhed: Adgang til og beskyttelse af systemer
Databehandleren gennemfører følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende adgang til og beskyttelse af systemer:
- Databehandlerens benytter antivirus-programmer, som opdateres jævnligt.
- Databehandlerens kræver, at medarbejdere anvender individuelle adgangskoder (passwords).
- Databehandlerens PC'er har automatisk adgangsbeskyttelse ved inaktivitet, dvs. låst pauseskærm. d) Databehandlerens systemer har logisk adgangskontrol ved brugernavn og adgangskode eller anden autorisation.
- Der anvendes politik for sammensætningen af adgangskoder, herunder minimumskrav.
- Der er procedure(r) for tilbagekaldelse af tilladelser, når en medarbejder stopper hos Databehandleren eller skifter afdeling.
- Der er procedure(r) for tildeling af autorisationer til it-systemer ved en medarbejders ansættelse.
- Der foretages logning og kontrol af uautoriserede eller gentagne mislykkede forsøg på log-in på Databehandlerens systemer.
Teknisk sikkerhed: Adgang til personoplysninger (data)
Databehandleren gennemfører følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende adgang til personoplysninger:
- Databehandleren foretager logning og kontrol af uautoriserede eller gentagne mislykkede forsøg på sletning af data.
- Databehandleren foretager regelmæssig gennemgang og kontrol af brugerautorisationer til specifikke systemer.
- Databehandleren har procedure(r) for at genskabe/reetablere data fra backup.
- Databehandleren har sporbarhed af adgang til, ændring af og sletning af data foretaget af individuelle brugere.
- Databehandleren tildeler enkelte eller grupper af brugere autorisationer til at tilgå, ændre og slette behandlede personoplysninger.
Teknisk sikkerhed: Kryptering
Databehandleren gennemfører følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende kryptering:
- Adgangskoder opbevaret på databehandlerens computere mv. er krypterede.
- Databehandlerens computere har krypterede harddiske.
- Databehandlerens hjemmesider anvender HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure).
- Der anvendes kryptering af netværk.
- Følsomme personoplysninger krypteres i systemer og/eller på opbevaringsmedier.
- Personoplysninger krypteres i relevante systemer og/eller på opbevaringsmedier.
Teknisk sikkerhed: Kontrol af transmission
Databehandleren gennemfører følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende kontrol af transmission:
a) Retningslinjer for brug af arbejdsmail, herunder brug til privat brug, passende brug, kryptering, sikker brug mv.
b) Databehandleren anvender og har retningslinjer for sikker e-mail.
c) Udgående e-mails med følsomme personoplysninger eller oplysninger om rent private forhold krypteres.
Teknisk sikkerhed: Tilgængelighed og robusthed
Databehandleren gennemfører følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende tilgængelighed og robusthed:
- Databehandlerens har procedurebeskrivelse(r) for brud på persondatasikkerheden, der minimum tages op til revidering årligt.
- Der er regler og retningslinjer for backup af data.
- Der er regler og retningslinjer for genskabelse af data fra backup.
- Der foretages regelmæssig backup (enten egen eller hos leverandør).
- Kun autoriserede medarbejdere har adgang til Databehandlerens eventuelle egne servere.
- Serverrum har røgalarm og brandslukkere.
- Tilgængelighed og robusthed i Databehandlerens systemer og servere er sikret af tredjemand, som Databehandleren har en aftale med.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
- Hvis den Dataansvarlige modtager en anmodning om udøvelsen af personers rettigheder efter gældende databeskyttelseslovgivning, og korrekt besvarelse af anmodningen kræver bistand fra Databehandleren, skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med nødvendige og relevante oplysninger og dokumentation samt passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
- Hvis den Dataansvarlige vil have hjælp til at besvare en anmodning fra en registreret person, skal den Dataansvarlige sende skriftlig anmodning herom til Databehandleren, og Databehandleren skal som svar herpå levere den nødvendige hjælp eller dokumentation hurtigst muligt og senest 7 kalenderdage efter modtagelse af anmodning herom.
- Hvis Databehandleren modtager en anmodning om udøvelsen af personers rettigheder efter gældende databeskyttelseslovgivning fra andre end den Dataansvarlige, og anmodningen vedrører
personoplysninger behandlet på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren uden unødvendig forsinkelse videresende anmodningen til den Dataansvarlige.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.”
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Hos Databehandleren egne hovedkontorer og på hovedkontorerne for godkendte underdatabehandlere, som angivet i bilag B.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
6.1 Personoplysningerne behandles kun af Databehandleren på de lokationer, som er beskrevet i Bestemmelse C.5. Databehandleren overfører ikke personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.
6.2 Hvis den Dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er Databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
6.3 Overførsel af personoplysninger må i alle tilfælde kun ske som foreskrevet i Bestemmelserne, på den Dataansvarliges instruks, og i det omfang det er tilladt i medfør af databeskyttelseslovgivningen.
6.4 Når Databehandleren, i overensstemmelse med disse bestemmelser, overfører personoplysninger omfattet af aftalen videre til underdatabehandlere eller selvstændigt dataansvarlige i tredjelande, skal Databehandleren selv sørge for at sikre, at overførslen overholder kapitel 5 i Forordning 2016/679.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
7.1 Databehandleren skal på skriftlig anmodning dokumentere overfor den Dataansvarlige, at Databehandleren
7.1.1 overholder sine forpligtelser efter denne Databehandleraftale og Instruksen, og
7.1.2 overholder bestemmelserne i GDPR, for så vidt angår personoplysningerne, som behandles på den Dataansvarliges vegne.
7.2 Databehandlerens dokumentation i henhold til afsnit C.7.1 skal sendes til den Dataansvarlige inden for rimelig tid efter modtagelsen af anmodningen herom.
7.3 Databehandleren skal som dokumentation for løbende overholdelse af Bestemmelserne stille egenkontrolrapporter til rådighed for den Dataansvarlige. Disse egenkontrolrapporter skal som minimum udarbejdes én gang årligt og skal følge principperne og kontrolmålene i revisionsstandarden ISAE 3000 som udarbejdet af FSR-danske revisorer og Datatilsynet (og/eller alternativt andre internationalt anerkendte standarder såsom ISO/IEC 27701:2019). Egenkontrolrapporterne kan efter den Dataansvarliges valg ske ved den Dataansvarliges informationsindsamling og skal underskrives af Databehandlerens ledelse. Databehandleren er ikke forpligtet til selv at iværksætte og gennemføre ekstern revision (audit) af Databehandlerens overholdelse af Bestemmelserne.
7.4 Uanset afsnit C.7.3 skal Databehandleren derudover give mulighed for og bidrage til revisioner og inspektioner hver 12. måned, der foretages af revisorer udpeget af den Dataansvarlige, de offentlige myndigheder i Danmark eller af anden kompetent jurisdiktion, i det omfang det er nødvendigt for at kontrollere, at Databehandleren overholder Bestemmelserne og gældende databeskyttelseslovgivning. Den pågældende revisor skal være underlagt fortrolighed i henhold til lov eller aftale. Den Dataansvarlige skal skriftligt varsle revisioner som beskrevet med 30 kalenderdage.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
8.1 Databehandleren skal minimum hver 12. måned for egen regning føre tilsyn med anvendte underdatabehandlere og fremsende dokumentation herfor til den Dataansvarlige.
8.2 Der er enighed mellem Parterne om, at ISAE 3000-standarden kan anvendes til dette formål.
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold
1. Databehandleraftalen regulerer ikke øvrige forhold.